La Planta de Elaboración de Productos de Limpieza se rige bajo el Manual de Normas y Procedimientos sobre el Control de Activos Fijos, Capítulo VI y Capítulo VII, de la Universidad Autónoma de Querétaro
CAPITULO VI
DE LOS INVENTARIOS
26.- TODOS LOS BIENES DEBERÁN AGRUPARSE de conformidad con la estructura del Catálogo de Adquisiciones de Bienes Muebles y el número progresivo, corresponderá a cada bien según la cronología de su adquisición.
27.- PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES, deberá utilizarse el formato respectivo, siempre firmado por los funcionarios universitarios, docentes y administrativos que intervienen en las principales etapas que corresponden a la elaboración, revisión y autorización.
28.- Corresponderá a la Secretaría Administrativa a través de su Coordinación de Compras y la Coordinación de Mantenimiento a Equipo de Cómputo, llevar el registro, asignar los números de inventario, sin desfasar ningún número, debiendo siempre ser congruente con la secuencia numeral. La asignación numérica se realizará una vez que el sistema electrónico nuevo sea implementado.
29.- En la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad General deberá existir un expediente de las facturas originales de los bienes muebles de activo fijo por cada rubro (equipo de oficina, equipos de audiovisual, equipo de laboratorio, equipo de cómputo, etc.) donde se conserven los documentos de adquisición y cualquier otra evidencia que ampare modificación o reparación que se le efectúe al mismo, debiendo revisar y actualizar por lo menos una vez en cada año.
30.- La Secretaría Administrativa, por medio de la Coordinación de Compras y la Secretaría de la Contraloría deberán de llevar de forma paralela los expedientes en fotocopia de los bienes muebles. Con lo que respecta al Parque Vehicular la Contraloría conservará el expediente de las facturas originales.
31.- Con lo que respecta a los Bienes Inmuebles la Secretaría Administrativa en coordinación con la Dirección de Mantenimiento y Obras serán las dependencias encargadas de mantener actualizado el archivo de “Registro de Bienes Inmuebles”.
32.- Para la elaboración de los inventarios, se utilizará el módulo de activos fijos del sistema electrónico próximo a implementar en la Universidad. Mientras tanto se realizarán los controles mediante hojas de excel.
33.- Por cada número de inventario, se elaborará una etiqueta y en su momento un código de barras o placa de identificación que se colocará en lugar visible del bien, con la finalidad de identificarlo a simple vista y se deberá sustituir cada vez que éstas se maltrate, se retire o sea ilegible.
34.- Los inventarios de los bienes muebles propiedad de la Universidad en cada Entidad, Dependencia u Organismo, deberán realizarse y verificarse en cada semestre del ciclo escolar, dentro de las dos últimas semanas de los meses de enero y julio respectivamente, con la finalidad de mantener actualizada la información para la toma de decisiones, debiendo integrarse con costos.
35.- Los inventarios semestrales, una vez autorizados por el Director, Secretario o Coordinador de las Entidades, Dependencias y Organismos de la Universidad, deberán ser remitidos a la Secretaría Administrativa y a la Secretaría de la Contraloría, dentro de las dos últimas semanas de los meses de enero y julio respectivamente de cada ciclo semestral, con la finalidad de conformar el inventario debidamente actualizado de la Institución.
36.- Las Entidades, Dependencias u Organismos de la Universidad, a través de sus Secretarios, Directores y Coordinadores serán las encargadas de realizar la verificación física de los inventarios de Activo Fijo.
37.- Corresponderá a la Secretaría de la Contraloría, realizar las revisiones físicas y técnico administrativas de los inventarios de las Entidades, Dependencias y Organismos de la Universidad, con la finalidad de unificar criterios en la aplicación de las normas, así como de apoyar con la capacitación de estas para la integración adecuada de los inventarios.
CAPITULO VII
DE LOS RESGUARDOS
38.- La Coordinación de Mantenimiento a Equipo de Cómputo así como el Almacén General, sólo podrán entregar el activo fijo destinado al uso de los miembros de la Comunidad Universitaria mediante el documento de resguardo individual, que deberá ser firmado por el usuario.
39.- Las Entidades, Dependencias u Organismos de la Universidad deberán notificar por escrito y firmado por el Titular todo cambio de usuario o de adscripción de bienes tanto a la Secretaría Administrativa como a la de Contraloría.
40.- Con lo que respecta a los resguardos, los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos de la Universidad tienen la responsabilidad de que deban ser actualizados en el momento de la incidencia, alta, baja, traspaso, donación.
41.- Los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos de la Universidad girarán las instrucciones para la ejecución del procedimiento de inventarios, dentro de las dos últimas semanas de los meses de enero y julio respectivamente de cada ciclo semestral
42.- Será obligatorio por parte de los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos de la Universidad la elaboración del formato de resguardos, donde quede debidamente especificado el personal docente y administrativo a los cuales les sea asignado algún activo fijo para la realización de sus actividades.
43.- El resguardo individual tiene por objeto controlar la asignación de bienes muebles a los funcionarios universitarios, docentes y empleados administrativos, por lo que el registro se llevará mediante el módulo de Activo Fijo del programa destinado para este fin.
44.- El resguardo individual se denominará “Cédula de Resguardo” deberá contener la siguiente información:
DEL USUARIO
Nombre completo, iniciando por el apellido paterno, materno y nombre(s).
Número de identificación de nómina de la Universidad.
Puesto.
Área de adscripción y ubicación, así como su firma de conformidad.
Para los funcionarios universitarios, docentes y empleados administrativos de honorarios y eventuales anotarán su R.F.C.
DE LOS BIENES
Número de inventario.
Descripción general del bien.
Marca.
Modelo y número de serie.
En el caso de los vehículos y otros equipos que lo requieran se deberá registrar el número de motor, tipo y placas de circulación. Así como el origen de los recursos para su adquisición (gasto corriente, PIFI, PROMEP, CONVENIOS ESPECIALES, ETC.).
Nombre y firma del responsable de su custodia, así como del Jefe Jerárquico Superior.
45.- Los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos deberán notificar al momento de cambio adscripción de funcionarios universitarios, docentes o empleados administrativo o de acta de entrega-recepción en determinada Unidad Responsable, a la Secretaría Contraloría para dar fe del acto. Los Titulares deberán elaborar la actualización respectiva de la cédula de resguardo a nombre del nuevo usuario.
46.- La Coordinación de Recursos Humanos, cuando un funcionario universitario, docente o empleado administrativo, por cualquier causa deje de laborar en alguna Entidad, Dependencia u Organismo, deberá informar a la Secretaría de la Contraloría
47.- Los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos, así como el funcionario entrante serán los encargados de verificar que los bienes en resguardo han sido entregados sin ninguna observación en el acta de entrega-recepción que para tal efecto se realice, e informar mediante escrito La Secretaría de la Contraloría conjuntamente con la Secretaría Administrativa a la Dirección de Recursos Humanos del resultado de ésta, con la finalidad de liberar al funcionario universitario, docente o empleado administrativo saliente del resguardo.
48.- Todo funcionario universitario, docente o empleado administrativo que requiera la exclusión de alguno de los bienes integrados en su resguardo por no tener la custodia, deberá justificar el motivo y solicitar mediante el formato “Cédula de Modificación de Resguardo” con la firma debidamente autorizada por el superior jerárquico su eliminación, y presentarla ante la Secretaría de la Contraloría.
49.- De conformidad a la normatividad en materia; cuando un funcionario universitario, docente o empleado administrativo extravíe un bien, Los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos deberán levantar un Acta como constancia de los hechos
50.- Además del de los estipulado en punto anterior los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos deberán cumplir con las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables, pues corresponderá a la Secretaría de la Contraloría, previa opinión de la Dirección de Asuntos Jurídicos, adjudicar el fincamiento de responsabilidades, siempre y cuando el responsable resarza el daño ocasionado mediante la reposición del bien por uno igual.
51.- Cuando un bien sea robado o siniestrado, los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos deberán dar aviso por escrito y de forma inmediata a la Dirección de Asuntos Jurídicos, así como a las Secretarías de la Contraloría y Administrativa anexando el acta administrativa como constancia de hechos, para que Asuntos Jurídicos levante una acta ante la autoridad correspondiente y así dar cumplimiento a las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables.
52.- Conforme a lo anterior en caso procedente, la Coordinación de Compras, será la responsable de solicitar la reposición del bien a la aseguradora contratada, debiendo avisar a la Secretaría Administrativa para su control en el trámite de reposición y a la Dirección de Asuntos Jurídicos para informar del resultado.
53.- Los Titulares de las Entidades, Dependencias u Organismos deberán llevar el control de los movimientos de los resguardos de bienes de cada Entidad, Dependencia y Organismo de la Universidad e informar a la Secretaría de la Contraloría de los mismos con oportunidad.
54.- Solamente se podrán hacer cambios en los resguardos de bienes, con autorización de la Secretaría de la Contraloría, con la finalidad de verificar en cada movimiento los números de inventario y serie de bienes.
